Klachtenprocedure

1 Definities

1.1 In deze procedure voor externe klachten (hierna aangeduid als: “Klachtenprocedure”), zijn de definities zoals uiteengezet in deze clausule van toepassing.

1.2 De volgende definities hebben de volgende betekenis:

(a) Werknemer verwijst naar de werknemer die werkzaam is bij de Organisatie;
(b) Klacht betekent een (schriftelijke) uiting van ontevredenheid over de diensten en/of de ‘manier van werken’ van de Organisatie en/of haar werknemers;
(c) Klachtenfunctionaris verwijst naar de werknemer van de Organisatie die de klachten ontvangt, de procedure bewaakt en de klachten behandelt;
(d) Organisatie verwijst naar PowerField Netherlands B.V. en haar dochterondernemingen;
(e) Belanghebbende verwijst naar degene die een klacht heeft ingediend;
(f) Schriftelijk verwijst naar fysieke correspondentie en e-mails.

2 Voordat de Klachtenprocedure wordt gevolgd

2.1 Als een belanghebbende een Klacht heeft, moedigt de Organisatie aan om dit in eerste instantie te bespreken met de werknemer van de Organisatie die betrokken is bij deze Klacht.

2.2 De Organisatie gaat ervan uit dat de Klacht zo snel mogelijk wordt gemeld, of in ieder geval binnen een redelijke termijn. Een redelijke termijn in de zin van dit artikel is een maximale periode van 30 dagen nadat de belanghebbende een gebrek of tekortkoming heeft ontdekt.

2.3 Indien het bovenstaande niet leidt tot een bevredigende oplossing, wordt de belanghebbende geadviseerd om een officiële klacht in te dienen volgens artikel 3.

3 Het indienen van een officiële klacht

3.1 Een officiële klacht kan per post of per e-mail worden ingediend, samen met eventuele bijlagen (indien van toepassing). De klacht kan worden gestuurd naar:

PowerField Netherlands B.V.
t.a.v. Klachtenfunctionaris
Veerdijk 40-D
1531 MS Wormer

Of naar:

Grievance@powerfield.nl

3.2 De klacht moet de volgende informatie bevatten:

(a) Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de belanghebbende;
(b) Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van elke partij die namens de belanghebbende optreedt;
(c) Een gedetailleerde beschrijving van de klacht, inclusief relevante bijlagen.

3.3 De klacht moet zo snel mogelijk worden ingediend, of in ieder geval binnen een redelijke termijn nadat de klacht is ontstaan, waarbij een maximale periode van 30 dagen als redelijk wordt beschouwd.

4 Acceptatiecriteria

4.1 De klachtenfunctionaris beslist of een klacht zal worden behandeld. In principe zal een klacht niet worden behandeld als:

(a) Het belang van de belanghebbende of het gewicht van het gedrag onvoldoende zwaar is;
(b) De Organisatie niet de gelegenheid is geboden om het probleem zelf op te lossen;
(c) De belanghebbende eerder een (officiële) klacht heeft ingediend over hetzelfde incident;
(d) Het gedrag waartegen de klacht is gericht, waarschijnlijker zal worden voorgelegd aan een andere rechtbank dan een administratieve rechtbank, of het onderwerp is geweest van het geschil;
(e) Het gedrag onderdeel is van een strafrechtelijk onderzoek of vervolging, of op andere wijze onderdeel is van (lopende) juridische procedures en/of bemiddeling.

5 Het proces

5.1 Een ontvangstbevestiging van de klacht wordt binnen vijf (5) werkdagen per e-mail verzonden, tenzij de klacht in de tussentijd is opgelost. In de ontvangstbevestiging wordt vermeld of de klacht zal worden behandeld en dat de klachtenfunctionaris de klacht zal afhandelen.

5.2 De klachtenfunctionaris zal de belanghebbende, de Organisatie en eventuele getuigen op de hoogte stellen (indien van toepassing) en de tijden en locatie van eventuele interviews bepalen.

5.3 Een beslissing over de klacht wordt schriftelijk genomen en omvat een (gedeeltelijk) gefundeerde of ongegronde verklaring en de reden waarop dit oordeel is gebaseerd. De klachtenfunctionaris kan eventuele maatregelen opleggen of consequenties toevoegen aan het oordeel.

5.4 De afhandeling van de klacht duurt zes (6) weken en kan met vier (4) weken worden verlengd. Een verlenging moet schriftelijk worden meegedeeld en uitgelegd aan de belanghebbende en de Organisatie.

5.5 De betrokken partijen kunnen op elk moment tijdens het klachtenproces met elkaar communiceren en kunnen ervoor kiezen om een onafhankelijke bemiddelaar in te schakelen. Dit gebeurt op vrijwillige basis.

6 Slotbepalingen

6.1 De Organisatie heeft het recht deze voorschriften eenzijdig te wijzigen en opnieuw vast te stellen.

6.2 Elke klacht zoals bedoeld in deze voorschriften valt onder de wetgeving van Nederland.

6.3 Elk geschil, vraagstuk, verschil of vordering voortvloeiend uit deze voorschriften zal worden beslecht door de bevoegde rechtbank van Amsterdam.